Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych oraz z odpisu na emerytów i rencistów.
Środki na fundusz socjalny wpłacane są na specjalnie do tego przeznaczony rachunek bankowy przez pracodawcę i są zaliczane do jego kosztów działalności.
Korzyścią dla pracodawcy jest fakt, że odpisy przeznaczone na fundusz może odliczyć od podatku, a przez to zapłaci go mniej.
Zgodnie z ustawą o funduszu świadczeń socjalnych uprawnionymi do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są miedzy innymi pracownicy i byli pracownicy (emeryci i renciści).
Świadczenia socjalne są przyznawane załodze zgodnie z obowiązującym u pracodawcy regulaminem ZFŚS uzgodnionym ze Związkami Zawodowymi działającymi u pracodawcy Związkami.
Przepisy muszą uwzględniać tzw. kryterium socjalne, co oznacza, że decyzja o przyznaniu bądź odmowie przyznania świadczenia oraz jego wysokość są uzależnione od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej każdej osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie.
Stosowanie tych zasad oznacza, że świadczenia socjalne nie są roszczeniem ze stosunku pracy i przy niespełnianiu kryteriów regulaminowych można świadczenia nie otrzymać. Prawo pracownika do korzystania z funduszu nie oznacza więc gwarancji jego otrzymania.
Tworzenie i wspieranie w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych gwarantuje uprawnionym Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych przjęta przez ustawodawcę tj. państwo polskie.